Odpowiednie metody niszczenia dokumentów w firmie

2019-01-03

W każdej firmie, gdzie występuje obieg dokumentów niezbędne jest również zapewnienie odpowiedniego sposobu niszczenia dokumentów. W tym względzie kluczowa jest klasyfikacja dokumentów, która pozwala na określenie tego w jaki sposób powinny być przechowywane, ale również niszczone dokumenty. Niezbędne jest branie pod uwagę, że w przypadku wielu dokumentów konieczne jest branie pod uwagę przepisów prawnych dotyczących tego jak długi czas dokumenty muszą być przechowywane.

 

Dokumenty księgowe muszą być przechowywane w sposób, który jest zgodny z przepisami prawa. W przypadku dokumentów podatkowych konieczne jest przechowywanie ich przez określony czas, co wynosi pięć lat. Natomiast znacznie dłużej trzeba przechowywać dokumentów dotyczące rozliczeń pracowników z zakładem ubezpieczeń społecznych. Trzeba brać pod uwagę, że dokumenty dotyczące między innymi emerytur muszą być przechowywane nawet przez pięćdziesiąt lat. Przechowywanie oraz obieg dokumentów z tego powodu musi opierać się na klasyfikacji dokumentów, która pozwala między innymi na wskazanie momentu, w którym dokumenty mogą podlegać niszczeniu. Dodatkowo konieczne jest również branie pod uwagę, że Niszczenie dokumentów poszczególnych rodzajów dokumentów musi być realizowane również w odmienny sposób, który wynika między innymi z tego jakie informacje znajdują się na dokumentach. Im ważniejsze są informacje, co może dotyczyć informacji tajnych czy wrażliwych, tym bardziej skuteczne metody niszczenia dokumentów muszą być zastosowane.

 

Wybór metody niszczenia dokumentów

Decydując się na stworzenie systemu niszczenia dokumentów można zarówno stworzyć system Niszczenie dokumentów http://www.archidoc.pl/archiwizacja-papierowa.html, który jest wykorzystywany wewnątrz firmy, ale można również postawić na profesjonalne firmy zewnętrzne, które mogą zapewnić odpowiednie obsługiwanie niszczenia dokumentów. Jednocześnie nie jest konieczne decydowanie się na usługi takich firm przy każdym rodzaju dokumentu. Oczywiście postawienie na kompleksowe usługi przy niszczeniu dokumentów może być dobrym rozwiązaniem szczególnie dla małych czy średnich firm. Innym rozwiązaniem jest decydowanie się na korzystanie z usług specjalistycznych firm niszczących dokumenty, które będą zajmowały się jedynie wybranymi dokumentami.

 

Korzyści z korzystania z wyspecjalizowanych firm

Do korzyści z korzystania z usług wyspecjalizowanych przy niszczeniu dokumentów firm zaliczyć można brak konieczności pozyskiwania sprzętu, który pozwala na właściwe niszczenie dokumentów. Firmy, które korzystają z zaawansowanych urządzeń do niszczenia dokumentów wykorzystują takie urządzenia do obsługiwania różnych firm. W ten sposób taki sprzęt jest znacznie bardziej efektywnie wykorzystywany, co pozwala na zapewnienie znacznie szybszego zwrócenia się zakupu takich urządzeń. W mniejszych czy średnich firmach zakup urządzeń do niszczenia dokumentów może być nieopłacalny czy też nadmiernie kosztowny. Wówczas postawienie na firmy oferujące usługi specjalistycznego niszczenia dokumentów może być znacznie lepszym rozwiązaniem również z punktu widzenia kosztów firmy.    

Obejrzyj nasze video

@ Copyright 2018